Ofis temizliği sözleşmesinde neler olmalı?

Neden ayrıntılı bir sözleşme?

Ofis temizliğinde en sık yaşanan anlaşmazlıklar, "Bu iş kapsamda mıydı?" sorusundan doğar. Örneğin firma camların yalnızca iç yüzünü temizlerken siz dış yüzün de dahil olduğunu düşünüyor olabilirsiniz. Ayrıntılı bir sözleşme, hem beklentileri netleştirir hem de iki tarafı korur. Aşağıdaki başlıklar genel bir rehberdir; sözleşmenin hukuki yönleri için bir hukukçuya danışmanız önerilir.

Mutlaka yer alması gereken maddeler

1. İş kapsamı ve görev listesi

Genel ifadeler yerine somut bir görev listesi ekleyin. Görevleri alan ve sıklık bazında yazmak en kullanışlı yöntemdir:

Kapsam dışı işleri de yazın. Dış cephe camı, halıfleks yıkama ya da dezenfeksiyon gibi işler ayrı ücretlendiriliyorsa bunu belirtin. İhtiyaç halinde dezenfeksiyon hizmetine ayrıca başvurabilirsiniz.

2. Sıklık, gün ve saatler

Hangi günlerde, hangi saat aralığında ve kaç kişilik ekiple çalışılacağını yazın. Resmî tatillerde ne olacağını ve iptal edilen seansların nasıl telafi edileceğini belirleyin. Temizlik saatinin seçimi konusunda ofis temizliğinin mesai içinde mi dışında mı yapılması gerektiğini anlatan rehber yardımcı olabilir.

3. Malzeme ve ekipman

Temizlik ürünleri, tuvalet kâğıdı ve sabun gibi sarf malzemeleri, süpürge ve makineler kime ait? Firma getiriyorsa ücrete dahil mi, ayrı mı faturalanıyor? Özel yüzeyler (mermer, ahşap, deri koltuk) için hangi ürünlerin kullanılacağını not edin.

4. Ücret ve ödeme

• Seans başına mı, aylık sabit mi?
• KDV dahil mi, hariç mi?
• Ödeme vadesi ve fatura düzeni.
• Ek işlerin nasıl fiyatlandırılacağı.
• Fiyat güncellemesinin ne zaman ve hangi koşullarda yapılacağı.

5. Personel ve süreklilik

Ekibin mümkün olduğunca sabit kalması, değişiklikte önceden bilgi verilmesi ve personelin firma tarafından sigortalı çalıştırıldığının beyanı bu maddede yer alabilir.

Sorumluluk, güvenlik ve gizlilik

Hasar ve kayıp

Temizlik sırasında bir cihaz kırılırsa ya da eşya kaybolursa ne olacağını yazın. Firmanın mesleki sorumluluk sigortası olup olmadığını sorun; varsa poliçe kapsamını öğrenin.

Erişim ve anahtar

Mesai dışı çalışılacaksa anahtar, kart ve alarm şifresinin kime teslim edileceği, kayıp halinde ne yapılacağı ve sözleşme bittiğinde iadesi açıkça yazılmalıdır.

Gizlilik

Hukuk büroları, muhasebe ofisleri ve klinikler gibi gizli belge bulunan ofislerde, personelin belgelere dokunmaması ve gördüğü bilgileri paylaşmaması yönünde bir gizlilik maddesi ekleyin. Kişisel veri içeren belgelerin kilitli tutulması da sizin sorumluluğunuzdadır.

Kalite kontrolü ve fesih

• Kalite kontrolü: Aylık kısa bir değerlendirme toplantısı ya da seans sonu kontrol listesi öngörün. Şikâyetlerin kime ve nasıl iletileceğini belirleyin.
• Deneme süresi: İlk bir-iki ay için deneme süresi koymak, uyum olmadığında ilişkiyi kolayca sonlandırmayı sağlar.
• Fesih: Taraflardan birinin sözleşmeyi bitirmek istediğinde ne kadar önceden bildirim yapacağını ve varsa cezai şartları yazın.
• Süre ve yenileme: Sözleşmenin süresini ve otomatik yenilenip yenilenmeyeceğini belirtin.

Hizmethane fiyat rehberine göre ofis temizliği için tahmini aralık ₺3.800 – ₺15.000 / seans düzeyindedir. Görev listenizi hazırlayıp ücretsiz ofis temizliği talebi oluşturduğunuzda firmaların aynı kapsam üzerinden teklif vermesini sağlayarak karşılaştırmayı kolaylaştırabilirsiniz.