Ofis Taşıma Firması Seçerken Sorulması Gereken 10 Soru

Kısa yanıt: Ofis taşıma firması seçerken önce yerinde keşif yapıp yapmadığını, kurumsal taşıma deneyimini, sigorta kapsamını ve BT ekipmanı ile arşivin nasıl taşınacağını sorun. Ardından söküm-montaj, mesai dışı çalışma ve ek ücret kalemlerini yazılı teklifte netleştirin. Teklifleri ancak aynı kapsam üzerinden karşılaştırdığınızda doğru seçim yaparsınız.

Ofis taşıma firması seçimi, işinizin taşınma sırasında ne kadar süre aksayacağını doğrudan belirler. Ev taşımadan farklı olarak ofis taşımada bilgisayarlar, sunucular, arşiv dosyaları, toplantı mobilyaları ve çalışanların kişisel alanları bir arada planlanmalıdır. Yanlış firma, kaybolan dosyalara, hasar gören ekipmana ve günlerce süren iş kaybına yol açabilir. Bu rehberde ofis taşıma firması seçerken sormanız gereken 10 soruyu ve teklifleri nasıl karşılaştıracağınızı anlatıyoruz. Taşınmanın genel planlaması için ofis taşıma nasıl yapılır rehberimize bakabilirsiniz.

Sorulması gereken 10 soru

1. Keşif yapıyor musunuz?

Ofis taşımada yerinde keşif şarttır. Firma eşya miktarını, kat ve asansör durumunu, araçların yanaşabileceği yeri ve özel ekipmanları görmeden doğru fiyat ve plan veremez. Telefonda ya da yalnızca fotoğrafla verilen fiyatlar, taşınma günü "beklenenden fazla eşya çıktı" gerekçesiyle değişebilir.

2. Kurumsal taşıma deneyiminiz var mı?

Ev taşıması yapan her firma ofis taşımasında deneyimli değildir. Benzer büyüklükte ofis taşımalarına dair referans isteyin. Referans olarak gösterilen işletmeyle kısa bir görüşme yapmak, firmanın zamanlama ve iletişim konusundaki tutumunu anlamanın en pratik yoludur.

3. Taşıma sigortası var mı, kapsamı nedir?

Bilgisayar, sunucu ve değerli ekipmanlar için sigortanın kapsamını ve teminat tutarını öğrenin. Hasar durumunda sürecin nasıl işlediğini sorun. Poliçenin bir örneğini ya da en azından teminat özetini yazılı olarak istemek, sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkları azaltır.

4. Bilgisayar ve BT ekipmanını nasıl taşıyorsunuz?

Bilgisayarlar, monitörler ve sunucular özel ambalajla taşınmalıdır. Kabloların ve bağlantıların sökülüp etiketlenmesi, yeni ofiste tekrar kurulması kim tarafından yapılacak? Bu konuda kendi bilgi işlem ekibinizle firma arasında net bir iş bölümü yapın.

5. Arşiv ve gizli belgeler nasıl korunuyor?

Arşiv kolileri numaralandırılmalı, mühürlenmeli ve taşınan koli sayısı kayıt altına alınmalıdır. Gizli belgeler için firmanın gizlilik taahhüdü verip vermediğini sorun.

6. Mobilya söküm ve montajı dahil mi?

Çalışma masaları, dolaplar ve toplantı masaları genellikle sökülüp yeni ofiste kurulur. Bu işin fiyata dahil olup olmadığını ve kurulumun aynı gün tamamlanıp tamamlanmayacağını sorun. Yeni ofiste ek raf ya da dolap kurulacaksa bunu ayrı bir mobilya montaj işi olarak planlamak gerekebilir.

7. Hafta sonu ya da mesai dışı çalışabiliyor musunuz?

İş kaybını en aza indirmek için taşınma genellikle hafta sonu ya da akşam saatlerinde yapılır. Bunun ek ücreti olup olmadığını öğrenin.

8. Kaç kişilik ekip ve kaç araç geliyor?

Ekip büyüklüğü, taşınmanın süresini belirler. Bir proje sorumlusunun sahada bulunması koordinasyonu kolaylaştırır.

9. Bina yönetimleriyle koordinasyonu kim yapıyor?

Eski ve yeni binada asansör rezervasyonu, yük asansörü kullanımı, otopark ve giriş izinleri gerekebilir. Firmanın bu konuda deneyimli olması işleri hızlandırır. Asansör yetersizse mobil asansör seçeneğini konuşun.

10. Fiyata neler dahil, ek ücret çıkabilir mi?

Ambalaj malzemesi, koli, söküm-montaj, bekleme süresi ve kat ücretlerinin dahil olup olmadığını yazılı olarak isteyin.

Teklifleri karşılaştırırken

• Tüm teklifleri aynı kapsam üzerinden karşılaştırın.
• En düşük teklifin hangi kalemleri dışarıda bıraktığına bakın.
• Sigorta teminatlarını karşılaştırın.
• Sözleşmede taşınma tarihi, saatler, kapsam ve ödeme planının yazılı olmasını isteyin.

Karşılaştırmayı kolaylaştırmak için aşağıdaki gibi basit bir tablo hazırlayıp her firmanın yanıtını aynı satıra yazabilirsiniz:

Tabloda boş kalan satırlar, firmaya sormanız gereken ek soruları gösterir.

Ofis taşıma fiyatını neler belirler?

Ofis taşıma fiyatı; çalışan ve masa sayısına, toplam eşya hacmine, iki adres arasındaki mesafeye, kat ve asansör koşullarına, ambalaj ihtiyacına ve taşınmanın mesai dışında yapılıp yapılmayacağına göre değişir. Arşiv yoğun ofislerde koli sayısı, teknoloji yoğun ofislerde ise BT ekipmanının özel ambalajı maliyeti artırabilir.

Katalog verilerine göre ofis taşıma için tahmini fiyat aralığı ₺34.500 – ₺153.000 / taşıma düzeyindedir. Bu aralık yalnızca fikir vermek içindir; kesin fiyatı keşif sonrası yazılı teklif belirler. Güncel aralıkları ofis taşıma fiyatları sayfasında da inceleyebilirsiniz.

Maliyeti düşürmek için taşınmadan önce kullanılmayan eşyaları ayıklamak, eski dosyaları imha ya da arşiv politikanıza göre ayırmak ve kolileri çalışanlarla birlikte önceden doldurmak işe yarar. Ekip sahada daha az zaman harcadığında süre ve dolayısıyla fiyat da azalır.

Taşınma takvimi

Ofis taşımayı birkaç hafta önceden planlamaya başlamak, sürprizleri azaltır. Kabaca şu sırayı izleyebilirsiniz:

• Birkaç hafta önce: Firmalardan keşif ve teklif alın, taşınma tarihini kesinleştirin, bina yönetimlerine haber verin.
• İki hafta önce: İnternet ve telefon hatlarının yeni adreste hazır olacağı tarihi teyit edin; kullanılmayan eşya ve dosyaları ayıklayın. Saklanacak ama yeni ofise sığmayacak eşyalar için eşya depolama seçeneğini değerlendirin.
• Son hafta: Kolileri dağıtın, etiket sistemini çalışanlara anlatın, bilgisayarların yedeklerini alın.
• Taşınma günü: Her iki adreste de bir sorumlu bulundurun, koli sayısını teslimde kontrol edin.

Çalışanları hazırlamak

Her çalışanın kendi masasını ve kişisel eşyalarını etiketli kolilere koyması, yeni ofiste hızlı yerleşmeyi sağlar. Koli etiketlerinde yeni ofisteki oda ve masa numarasını yazmak, taşıma ekibinin eşyaları doğru yere bırakmasını kolaylaştırır.

Yeni ofisin kat planını girişe asmak ve her odaya kapı üzerinde numara koymak da ekibin yönünü bulmasını kolaylaştırır. Taşınmadan sonraki ilk iş gününde kısa bir kontrol turu yaparak eksik koli, çalışmayan bilgisayar ya da bağlanmamış yazıcı olup olmadığını listeleyin ve firmaya aynı gün bildirin.

Ofis taşıma sayfasında bölgenizdeki firmaları inceleyebilir, ücretsiz teklif formunu doldurarak çalışan sayınıza göre teklif alabilirsiniz. Hizmethane üzerinden oluşturduğunuz talebe en fazla 5 firma teklif gönderir ve platform komisyon almaz. İstanbul'da taşınıyorsanız İstanbul ofis taşıma firmalarını ayrıca inceleyebilirsiniz. Diğer taşıma hizmetleri Nakliyat kategorisinde.

Sık sorulan sorular

Ofis taşıma ne kadar sürer?

Ofisin büyüklüğüne, eşya miktarına ve bina koşullarına göre değişir. Küçük ofisler genellikle bir günde, büyük ofisler planlı olarak birkaç günde taşınır.

Ofis taşımada sunucular nasıl taşınır?

Sunucular kapatılıp yedekleri alındıktan sonra özel ambalajla taşınmalıdır. Bu süreci bilgi işlem ekibinizle birlikte planlayın.

Ofis taşıma hafta sonu yapılabilir mi?

Evet. Birçok firma iş kaybını önlemek için hafta sonu ve mesai dışı saatlerde taşınma yapar.

Taşıma sırasında belgeler kaybolursa ne olur?

Kolilerin numaralandırılması ve kayıt altına alınması kayıp riskini azaltır. Sigorta ve sorumluluk koşullarını sözleşmede netleştirin.

Ofis taşımada keşif ücretli mi?

Çoğu firma keşfi ücretsiz yapar; teklif alırken sorun.

Eski ofisin temizliğini firma yapar mı?

Genellikle taşıma firmaları temizlik yapmaz; eski ofisin teslimi için ayrıca bir ofis temizliği hizmeti planlayın.